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Guide d'utilisation de la messagerie électronique (mail)

Généralités

Introduction

Forme d'une adresse

Il est très courant de faire une faute de frappe lorsque l'on tape une adresse électronique. Une adresse électronique comporte deux parties :

  1. l'identifiant : composé uniquement de lettres non-accentuées, de chiffres, et des signes . (point), - (tiret) et _ (souligné, aka underscore). Il renseigne (en partie) sur l'identité de l'interlocuteur.
  2. le domaine : composé uniquement de lettres non-accentuées, de chiffres, et des signes . (point), - (tiret) et _ (souligné, aka underscore). Il renseigne sur l'organisation qui héberge le compte — une entreprise, une administration, un fournisseur d'accès (adresse personnelle, cf. supra), une université, …

Ces deux parties sont séparées par un @ (prononcez « arobase » ou « at » ou encore « chez ») :

 identifiant + @ + domaine = adresse

Il n'y a évidemment aucune espace entre ces éléments.

Si une de ces parties manque ou comporte un caractère interdit, le courrier ne pourra pas être envoyé. Le courrier n'arrivera pas si l'identifiant est erroné. Le courrier n'arrivera pas non plus si le domaine est erroné (il pourra même se perdre complètement sans aucun message d'erreur en retour).

Par exemple eila.fr n'est pas un domaine valide (mais eila.univ-paris-diderot.fr est correct). De même, eila.univ-paris-diderot.f n'existe pas.

Exemples

Voici une adresse correcte :

  • somebody@eila.univ-paris-diderot.fr

Par contre, les exemples suivants sont erronés :

  • cécile@exemple.fr (pas d'accent),
  • toto durand@exemple.fr (pas d'espace),
  • françois@exemple.fr (pas de cédille non plus),
  • toto@exemple;fr (pas de ;).

Adresses personnelles versus adresses professionnelles

Le plus souvent les adresses personnelles sont bien visibles du fait de leur domaine. Ainsi, toto@hotmail.fr, toto@yahoo.com ou toto@msn.con sont clairement des adresses personnelles. De même pour toto@wanadoo.fr ou toto@free.fr. Par contre, toto@univ-paris7.fr ou toto@recherche.gouv.fr sont clairement des adresses professionnelles.

Étant donné les conditions d'attribution des adresses professionnelles, les garanties sur l'identité réelle des interlocuteurs sont bien supérieures.

En conséquence, tout courrier professionnel devrait être envoyé depuis une adresse professionnelle et si possible à destination d'adresses professionnelles.

Bon usage & netiquette

Depuis le début (1969), les protocoles en vigueur sur Internet sont fixés par des documents de référence appelés Request For Comments et édités par l'Internet Engineering Task Force.

On appelle Netiquette un certain nombre de règles de bonnes manières en vigueur dans les échanges électroniques. Tout échange (chat, courrier, forums, groupes de nouvelles) doit respecter ces règles.

L'article de sur la Netiquette.

La Netiquette est fixée par la RFC 1855 dont on trouve une traduction de Jean-Pierre Kuypers sur le site de l'UCL. Certaines règles sont rappelées dans l'annexe de la charte de bon usage de l'UFR EILA (annexe C).

Sur Usenet, les règles sont souvent respectées à la lettre, il est donc très formateur d'y participer. On trouvera toutes les informations nécéssaires sur usenet-fr.net, elles complètent bien la RFC 1855.

Informations politiques et syndicales

Lors de l'AG des personnels de l'UFR EILA (le 26 mars 2006), s'est posé la question de savoir comment diffuser les informations syndicales — nombreuses en cette période troublée ;-)

La réponse sur droitdunet.fr.

Cela semble s'appliquer uniquement aux personnels utilisant une adresse à l'UFR EILA (toto@eila.univ-paris-diderot.fr et plus généralement dans le domaine univ-paris-diderot.fr (bidule@paris7.jussieu.fr ou machin@univ-paris-diderot.fr). Pour les adresses personnelles dans des domaines comme hotmail.com, free.fr, yahoo.bidule, etc. la question ne se pose pas. Reste les personnes nous ayant fournies des adresses chez un autre employeur (typiquement des intervenants extérieurs), public ou privé.

De ce fait, il paraît non-conforme de mélanger les informations du ressort de l'organisation des activités au sein de l'UFR EILA à des informations syndicales voire politiques.

Mise à jour : La CNIL a publié un guide pratique sur l'utilisation de fichiers dans le cadre d'activités politiques.

Usage personnel d'une adresse professionnelle

L'usage personnel d'un compte de messagerie professionnelle est toléré dans la limite du raisonnable. Un employeur, s'il veut surveiller ses utilisateurs, doit alors les prévenir explicitement. Bien évidemment, aucune surveillance sur le contenu personnel ou non des messages n'est pratiquée chez nous. Les peines sont particulièrement dissuasives en cas d'écart.

Listes électroniques

Pour discuter à plusieurs, les serveurs de courrier peuvent gérer des listes (dites listes de discussion ou mailing lists). Le plus souvent l'usager s'y inscrit (s'abonne) ou s'en désinscrit en envoyant un courrier électronique et ce, de son propre chef. C'est le cas par exemple de la liste saes@univ-pau.fr.

Il ne faut surtout pas confondre une liste électronique d'un message adressé à une liste de destinataires. Dans ce dernier cas, c'est l'expéditeur qui « gère la liste » (en piochant dans son carnet d'adresses).

Suivant les informations envoyées et “la liste”, attention à ne pas tomber sous le coup des lois « Informatiques et Libertés », ici aussi les peines peuvent être lourdes.

L'adresse professionnelle d'un individu pourra par contre être ajouté d'office à une liste du fait de ses activités et responsabilités au sein de son entité.

Spécificités à l'UFR EILA

Compte courrier

Si vous disposez d'un compte sur les machines de l'UFR vous avez de fait un compte courrier. Votre adresse est :

login @ eila.univ-paris-diderot.fr

où login est votre identifiant (aussi appelé login). De plus, le courrier envoyé à :

Prenom.Nom @ eila.univ-paris-diderot.fr

avec vos noms et prénoms (évidemment sans accent ni espace…) vous arrivent. Dans les prénoms et les noms composés, les espaces sont remplacées par des - (tiret).

De plus, si vous êtes enseignants en poste ou personnels IATOS, sous réserve que vous n'ayez pas un compte mail sur la plateforme de la DSI (adresse @ univ-paris-diderot.fr / @ paris7.jussieu.fr), les messages adressés à :

login @ univ-paris-diderot.fr

(idem avec Prenom.Nom) vous arrivent sur votre compte EILA.

Rechercher une adresse

Si vous ne connaissez pas l'adresse de vos interlocuteurs, vous pouvez la rechercher par login ou par nom.

Le WebMail

Pour lire votre courrier électronique, vous pouvez utiliser l'interface Web (appelée WebMail).

Pour cela, connectez-vous à : https://webmail.eila.univ-paris-diderot.fr

Si vous ne comprenez pas l'éventuel message d'erreur qui peut s'afficher, lisez les pages consacrées aux certificats et à SSL.

Qu'est ce qu'un WebMail ?

C'est une interface Web, i. e. une application en ligne, permettant de lire son courrier électronique comme offrent Yahoo!, GMail ou Hostmail/MSN/Live ou whatever.

On n'utilise alors pas d'autre logiciel qu'un navigateur Web comme Internet Explorer ou Mozilla Firefox. On peut donc accéder à son courrier depuis n'importe quelle machine connectée à Internet.

Attention

Si vous devez vous connectez sur une machine que vous ne connaissez pas (typiquement dans un cybercafé ou un lieu public), faites très attention à l'état de la machine : il est arrivé une mésaventure fâcheuse à un utilisateur !

Lire son courrier à la maison

Pour lire votre courrier depuis chez vous, configurez votre client de courrier :

  • soit en POP ou POP3 ; le serveur est webmail.eila.univ-paris-diderot.fr et configurez votre logiciel pour se connecter via SSL (port 995)
  • soit en IMAP ou IMAP4 ; le serveur est webmail.eila.univ-paris-diderot.fr et configurez votre logiciel pour se connecter via SSL (port 993) ; plus d'informations sur la configuration du serveur IMAPS

et utilisez le serveur SMTPS webmail.eila.univ-paris-diderot.fr pour envoyer vos messages et configurez votre logiciel pour se connecter via SSL (port 465) ; plus d'informations sur la configuration du serveur SMTPS.

Ce serveur (comme tous les serveurs de l'UFR) a un certificat signé par l'autorité de certification de l'UFR.

Le serveur POP est amené à être éteint fin 2011.

Serveur IMAP

Pour les « gros consommateurs » de courrier, IMAP est la méthode recommandée ; de plus, POP disparaîtra à terme.

Logiciels supportés

L'équipe informatique installe Mozilla Thunderbird sur les postes et répond aux questions concernant ce logiciel et votre utilisation avec nos serveurs de courrier.

:!: Avant de poser une question, vérifiez auparavant que la réponse n'est pas dans la documentation…

Listes électroniques

Le serveur de courrier de l'UFR gère plusieurs listes de discussions. Pour créer une liste, faites-en la demande auprès de sysadmin@eila.univ-paris-diderot.fr.

Les listes peuvent être archivées voire mises en ligne (cf. la liste du GRER).

Le Who's who des listes

Rappels périodiques

Une fois par mois, les utilisateurs inscrits sur une de nos listes reçoivent un message de rappel.

Filtrage du courrier

Depuis 2002, le courrier entrant et sortant du domaine eila.univ-paris-diderot.fr est filtré, (essentiellement pour éviter les virus et marquer le spam). Plusieurs filtres s'appliquent successivement sur chaque message (détails sur le fonctionnement et la configuration actuelle).

L'utilité de ces filtres n'est plus à démontrer depuis qu'un virus a été envoyé à tous les utilisateurs de l'UFR tandis que les anti-virus ne le connaissaient pas encore (et ne pouvaient donc ni le voir ni le bloquer).

Signaler un spam

TO DO / TO DOCUMENT

Sauvegardes

Les courriers dans les INBOX (sur le serveur donc) sont sauvegardés à :

  • 6h00,
  • 10h00,
  • 14h00,
  • 18h00,
  • 22h00

tous les jours. Si vous avez configuré d'autres boîtes, elles sont sauvegardées avec le reste de vos fichiers toutes les nuits. En cas de panne d'un disque sur nos serveurs, nous pouvons donc vous restaurez vos données. De même, si vous avez égaré un message, il est récupérable à la demande.

Considérations juridiques

Le filtrage du courrier tel que nous le pratiquons (et qui n'a rien d'exceptionnel, bien au contraire !) ou la mise en place d'un anti-virus, sont considérés par la législation française comme une ouverture pure et simple du courrier, ce qui est interdit sans mise en garde préalable des utilisateurs. En effet, elle ne différencie pas l'ouverture manuelle (la lecture par un humain) de l'ouverture automatique (par un logiciel).

Néanmoins, dans un arrêt du 17 décembre 2001, la Cour d'Appel de Paris a reconnu que dans un but sanitaire, les administrateurs pouvaient être amenés à ouvrir le courrier et que dans ce dernier cas, ils étaient tenus à un secret professionnel. Nous nous appuyons donc sur cette jurisprudence en attendant que tous les usagers, étudiants, enseignants et personnels aient signés la charte de l'UFR.

Déontologie

Les peines encourues pour les membres de l'équipe, s'ils venaient à violer la législation en vigueur, sont dissuasives. De plus, nous avons mieux à faire que de lire les 2000 messages qui entrent et sortent chaque jour. De même la lecture les 10 000 000 lignes de nos fichiers de logs qui s'accumulent tous les jours n'a rien de bien passionnant. Le courrier est filtré automatiquement et les traces sont surveillées tout aussi automatiquement pour nous envoyer des rapports, cela suffit à notre tranquillité.

Traces (aka logs)

Tout envoi ou réception de courrier génère des traces (mentionnant la date et l'heure, la machine, l'expéditeur, le destinataire entre autres choses). Ces traces sont gardées au maximum un an suivant la législation en vigueur. Elles ne sont accessibles et exploitables que par l'équipe.

Ces traces servent a posteriori pour diagnostiquer une erreur ou un dysfonctionnement.

S'il vous fallait vérifier que tel message envoyé tel jour et/ou par Untel est bien arrivé, passez nous voir. Il faut néanmoins retenir que les messages qui n'arrivent pas sont le plus souvent imputables à l'expéditeur (faute de frappe) ou au(x) serveur(s) du destinataire (filtrage sauvage, typiquement les grands hébergeurs Yahoo!, AOL, MSN - Hotmail nous posent des problèmes).

Anecdotes sur les virus

Les fausses alertes et hameçonnages

Ils sont ultra-classiques, tout le monde en a reçu une au moins une fois dans sa vie. Ce jour là, un utilisateur a reçu un bel exemple (et fait exactement ce qu'il ne faut pas faire). Un autre exemple avec Mozilla Thunderbird : aide et documentation : Des exemples de phishing (hameçonnage, filoutage).

Usurpation d'identité

Rien ne garanti que l'expéditeur est qui il prétend être (sauf signature cryptographique). Exemple avec virus. Voir aussi Backscatter, backscatting, backscattering.

Dans un cybercafé

Aller dans un cybercafé est excessivement dangereux. Explications…

Voir aussi Usage sécurisé de Mozilla Thunderbird

sysadmin/mail/mail.txt · Dernière modification: 2014/06/24 20:02 (modification externe)