Outils pour utilisateurs

Outils du site


user:yves_elie:publipostage:index

Le publipostage avec Word et Excel : le b-a-ba

Les illustrations concernant la partie Excel ont été préparées en même temps que la réalisation d'un publipostage, contenaient de ce fait les coordonnées de deux de nos fournisseurs, ces coordonnées ont du être masquées.

En fin de page, le publipostage à partir de Word

Avec Excel

Première étape

Créer un tableau bien propre sous Excel, l'enregistrer dans un répertoire xyz, fermer Excel

À noter : la première ligne contient des noms de rubriques qui doivent être faciles à se rappeler.

Deuxième étape

Lancer Word, créer le document ; pour faire plus facile, enregistrez-le dans le même répertoire que le tableau Excel.

Le document étant enregistré, lancer l'assistant de publipostage…

La fenêtre suivante s'ouvre

Utiliser le choix «Lettres types», la fenêtre suivante s'ouvre :

Dans le cas de cet exemple, utiliser l'option «fenêtre active» puisque le document à publiposter est ouvert. Une fois cette option choisie, le fichier d'adresses vous est demandé…

Il suffit simplement de donner l'emplacement du fichier Excel nécessaire

Sélectionner le fichier .xls qui contient les adresses puis cliquer sur « Ouvrir ». Vous revenez alors à la fenêtre précédente.

La fusion en tant que telle s'effectue tout simplement en cliquant sur la troisième rubrique « Fusionner ».

Une nouvelle fenêtre s'ouvre vous précisant qu'il n'y a aucun champ de fusion disponible dans votre document, ce qui est normal à l'endroit où nous en sommes.

Choisir « Modifier le document principal ».

L'affichage retourne au document prévu pour le publipostage, sans aucune modification, si ce n'est de nouvelles rubriques désormais disponibles dans la barre des tâches…

… notament « Insérer un champ de fusion ».

À partir de ce moment là, il suffit de faire dérouler le menu « Insérer un champ de fusion » pour installer les rubriques utiles au bon endroit du document.

À noter que le champ « commercial » sera utilisé plus tard.

Arrivé là, il faut mettre en page les champs de fusion :

À noter :

  1. « société » : justification à gauche
  2. « CP », « ville » avec une espace
  3. Tel [espace] : [espace]«tel_»[espace]fax[espace]:[espace]«fax»
  4. À l'attention de «commercial » : justification à droite, une tabulation, italique
  5. la flèche permet de se positionner à la première page du document du publipostage,
    la flèche permet de voir le document précédent du publipostage,
    la flèche permet de voir le document suivant du publipostage,
    la flèche permet d'aller à la fin du publipostage,
    la fenêtre vous indique le numéro de page affiché sur votre écran.
  6. La touche permet de basculer de l'affichage « création » à celui de lecture des lettres créées avec la valeur de leurs champs.

Il suffit maintenant d'envoyer la commande «Fusionner» comme ci-dessous :

et de choisir vers « Nouveau document » lorsque la fenêtre ci-dessous s'ouvre.

C'est fini !!

Le positionnement du texte par rapport à la fenêtre de l'enveloppe se règle par les options de mise en page de Word, pas avec des retours charriot.

Création de ce document :

Tableau deux lignes deux colonnes dans Word avec bordure incolore, fusion des cellules dans la colonne de droite, récupération du logo de Paris7 sur la page d'accueil du site http:::www.eila.univ-paris-diderot.fr, le reste réglé par les options de police de Word.

Vous pouvez télécharger une version imprimable la partie Excel + Word de cette page via ce lien.

Vous pouvez, en utilisant ce lien télécharger les trois fichiers suivants :

  • la présente page au format .doc,
  • le fichier .xls
  • et le fichier .doc

m'ayant servi pour la réalisation du publipostage ayant servi d'exemple ici.

Voir aussi Formats des fichiers informatiques.

Publipostage à partir de Word

Première étape

Création du fichier d'adresses dans Word.

Notez bien la première ligne indispensable et les points-virgules comme séparateurs de champ

Deuxième étape

De la même manière que plus haut créez votre lettre type et ouvrez l'assistant de publipostage.

Ceci étant fait, pour obtenir la liste des destinataires, choisissez le nom de votre fichier d'adresses.

Il ne reste plus qu'à procéder comme avec les fichiers Excel à cette nuance que Word va vous demander le caractère de séparation des champs :

Ignorez d'éventuelles erreur de ce type

Et vous retrouvez la liste de champs disponibles dans votre document comme expliqué dans la section « Word »

Variante

  • Partir d'un tableau Excel.
  • Enregistrer ce tableau au format texte (.txt).
  • Utiliser Word pour ouvrir ce fichier texte.
  • Vous obtenez ainsi un document dans lequel les séparations de champ sont délimitées par des tabulations, de ce fait parfaitement utilisables.

Bon courage !

Yves

user/yves_elie/publipostage/index.txt · Dernière modification: 2014/06/24 18:02 (modification externe)